Organisation de la journée
Une salle calme, un écran, la personne qui connaît le dossier, et les formateurs joignables aux horaires convenus. La réunion d'ouverture fixe le programme ; gardez-le sous les yeux.
Le jour J, la seule chose qui compte est de retrouver une preuve en moins de dix secondes. Une salle d'audit préparée (sommaire par critère, preuves en aperçu, non-applicables justifiés) vaut mieux que n'importe quel classeur.
Répondre court, montrer la preuve
Répondez à la question posée, en une ou deux phrases, puis montrez : le document, la date, la session. N'anticipez pas les questions suivantes et n'improvisez pas une preuve qui n'existe pas : « nous ne l'avons pas formalisé » est une réponse honnête qui se corrige.
Notez chaque écart évoqué pendant la journée, avec l'indicateur et les mots de l'auditeur : c'est la matière de votre plan d'actions, avant même le rapport.
Après l'audit
Le rapport arrive en général sous quelques semaines. Chaque écart devient une action avec un responsable et une date. Une non-conformité majeure se lève sous trois mois, preuves à l'appui ; une mineure se traite et sera vérifiée à l'audit suivant.
L'audit de surveillance, entre le 14e et le 22e mois, commence par ce plan. Garder les preuves vivantes d'ici là (émargements, évaluations, veille) est le meilleur moyen de ne pas tout recommencer.