Exporter ses données de Digiforma : les colonnes à afficher, liste par liste
Par Dibrilou Diagne, fondateur de Samyo. Article d'information : il ne remplace ni le texte officiel, ni ton certificateur.
En bref. Digiforma permet d’exporter chaque liste de l’onglet Données (apprenants, entreprises, intervenants, financeurs, lieux) en fichier Excel. Une seule règle à connaître : seules les colonnes affichées sont exportées. Avant de cliquer sur Exporter, ouvre « Choisir les colonnes » et coche celles dont tu as besoin. Voici, liste par liste, les colonnes à afficher, la place des données sensibles, et comment reprendre ces fichiers dans Samyo.
1. La règle : Digiforma n’exporte que ce qui est affiché
Dans Digiforma, chaque liste de l’onglet Données s’affiche sous forme de tableau. Par défaut, ce tableau ne montre que deux ou trois colonnes : le nom et le prénom pour les apprenants, le nom de l’entreprise pour les entreprises. Le bouton Exporter produit un fichier Excel qui reprend exactement les colonnes affichées, pas toute la fiche.
Avant d’exporter, il faut donc afficher les colonnes utiles :
- Ouvre Données, puis la liste voulue (par exemple Apprenants).
- Clique sur Choisir les colonnes, au-dessus du tableau, et coche les colonnes de la liste ci-dessous. Le champ de recherche du sélecteur aide à les retrouver.
- Ferme le sélecteur, vérifie que les colonnes apparaissent, puis clique sur Exporter.
Bonne nouvelle : Digiforma garde ce choix de colonnes dans ton navigateur. Si tu dois refaire un export plus tard, depuis le même ordinateur, il n’y a plus qu’à cliquer sur Exporter.
2. Les colonnes à afficher, liste par liste
Les noms ci-dessous sont ceux du sélecteur de colonnes de Digiforma, mot pour mot. Les trois premières listes sont indispensables pour reprendre ton activité ; les financeurs et les lieux t’évitent de les ressaisir.
Apprenants
Données › Apprenants › Choisir les colonnes : Nom, Prénom, Email, Téléphone, Date de naissance, Entreprise, Fonction / Profession, Statut, Adresse (rue), Adresse (code postal), Adresse (ville).
Entreprises
Données › Entreprises › Choisir les colonnes : Nom de l'entreprise, N° SIRET de l'entreprise, Code APE, Adresse (rue), Adresse (code postal), Adresse (ville), Prénom Contact principal formation, Nom Contact principal formation, Email Contact principal formation, Tel Contact principal formation.
Intervenants
Données › Intervenants › Choisir les colonnes : Nom, Prénom, Email, Téléphone, Statut, Sous-traitant, Compétences, Qualification, Diplômes.
Financeurs (facultatif)
Données › Financeurs externes › Choisir les colonnes : Nom du financeur, Type du financeur, N° SIRET du financeur, Adresse du financeur (rue), Adresse du financeur (code postal), Adresse du financeur (ville).
Lieux de formation (facultatif)
Données › Lieux de formation › Choisir les colonnes : Nom, Rue, Code Postal, Ville, Capacité, Moyens d'accès.
Pour les entreprises, Digiforma garde jusqu’à quatre contacts : le contact principal formation, le contact principal finance, le représentant légal et le manager. Chacun a ses colonnes (Prénom, Nom, Email, Tel, Titre suivis du rôle, par exemple « Email Contact principal finance ») : affiche aussi celles des contacts que tu utilises.
Si tu as créé des champs personnalisés (bouton « Champs personnalisés » de la liste), cherche-les dans le sélecteur de colonnes sous le nom que tu leur as donné, et coche ceux que tu veux garder.
3. Les données sensibles : seulement si tu en as besoin
Le sélecteur propose aussi des données sensibles : le numéro de sécurité sociale des apprenants (« N° sécurité sociale ») et des intervenants (« N° Secu »), et la reconnaissance de travailleur handicapé (« Reconnaissance travailleur handicapé »). Ne les exporte que si tu t’en sers vraiment : le numéro de sécurité sociale quand un financeur l’exige (CPF, Transitions Pro…), la RQTH pour adapter la formation (indicateur 26 de Qualiopi).
Si tu les exportes, traite le fichier avec soin : un fichier Excel circule facilement, par e-mail ou sur une clé USB. Ne l’envoie pas, garde-le sur ton ordinateur le temps de la reprise, puis supprime-le.
Les identifiants techniques de Digiforma (ID technique, code interne, N° comptable), les dates de création des fiches et le nombre de sessions ne servent pas non plus dans un autre logiciel : tu peux les laisser masqués.
4. Avant de déposer les fichiers
- Ne retouche pas les fichiers. Un tri, une colonne supprimée ou une cellule fusionnée dans Excel compliquent la reprise. S’il manque une colonne, réaffiche-la dans Digiforma et exporte de nouveau.
- Un fichier par liste. Ne regroupe pas plusieurs listes dans un même classeur : chaque export se reprend seul.
- Vérifie le nombre de lignes. Le compteur affiché à côté du titre de la liste dans Digiforma doit correspondre au nombre de lignes du fichier, en-tête mis à part.
- Range les fichiers en lieu sûr, et supprime-les une fois la reprise vérifiée : ce sont des données personnelles.
5. Et le reste : programmes, sessions, factures
Les listes de l’onglet Données ne contiennent ni tes programmes, ni tes sessions, ni tes factures. Les programmes se téléchargent un par un depuis Bibliothèque › Programmes, en PDF ou en Word ; Samyo les relit et crée chaque programme en brouillon. Pour les sessions de l’exercice et les factures de l’année, l’important est de garder ce qu’il faut pour ton bilan pédagogique et financier et pour la suite de ta numérotation : le tutoriel de migration détaille ces étapes.