Créer son organisme de formation et obtenir Qualiopi : les étapes
Par Dibrilou Diagne, fondateur de Samyo. Article d'information : il ne remplace ni le texte officiel, ni votre certificateur.
En bref. Pour vendre des formations professionnelles, il faut d’abord déclarer son activité et obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA). Qualiopi n’est pas obligatoire pour exister, mais elle l’est pour être financé par des fonds publics ou mutualisés : OPCO, CPF, France Travail, régions. Chaque année, vous transmettez ensuite un bilan pédagogique et financier (BPF). Voici les étapes, dans l’ordre, avec ce qui change en 2026.
1. Déclarer votre activité et obtenir un NDA
La déclaration d’activité se fait en ligne, sur le service Mon Activité Formation, après la signature de votre première convention ou de votre premier contrat de formation professionnelle. Vous y joignez notamment cette première convention et le programme de la formation. Une fois la déclaration enregistrée, vous recevez votre numéro de déclaration d’activité, à faire figurer sur vos documents.
Deux précisions utiles. Le NDA ne vaut pas agrément de l’État : il atteste que vous êtes déclaré, pas que vos formations sont de qualité. Et il peut devenir caduc, notamment si vous ne transmettez pas votre bilan pédagogique et financier (voir plus bas).
2. Savoir si Qualiopi vous est nécessaire
La question à vous poser est simple : qui paiera vos formations ?
- Des fonds publics ou mutualisés : OPCO, CPF (via la Caisse des dépôts), France Travail, régions, État. Dans ce cas, la certification Qualiopi est obligatoire pour être financé.
- Uniquement des entreprises ou des particuliers sur leurs propres fonds : Qualiopi n’est pas exigée. Elle reste un argument commercial, et beaucoup d’entreprises comptent sur leur OPCO pour financer une partie des formations.
Si vous visez le CPF, notez qu’une participation forfaitaire reste à la charge du titulaire du compte, sauf exceptions : elle est de 150 € pour les demandes faites depuis le 2 avril 2026 (Service-Public.fr). C’est un paramètre à intégrer dans votre offre.
3. Comprendre le référentiel avant de produire des documents
Qualiopi repose sur le référentiel national qualité : 7 critères et, depuis le 1er novembre 2026, 33 indicateurs (lire notre article sur la réforme 2026). Tous ne s’appliquent pas à tout le monde : certains ne concernent que l’apprentissage, d’autres que les formations menant à une certification. La première étape est donc de définir votre profil (actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage) pour savoir quels indicateurs vous concernent.
Commencez par les fondamentaux, qui servent à la fois à vendre et à être certifié :
- des fiches programme complètes : objectifs, prérequis, durée, modalités, tarifs, délais d’accès, accessibilité (indicateur 1) ;
- une méthode d’analyse du besoin du client et de l’apprenant avant chaque formation (indicateur 4) ;
- une manière d’évaluer l’atteinte des objectifs (indicateur 11) ;
- une procédure d’accueil des personnes en situation de handicap et un référent identifié (indicateur 26) ;
- un règlement intérieur, un recueil des appréciations et un registre des réclamations (indicateurs 30 et 31) ;
- une veille légale, sur les métiers et sur la pédagogie, avec des traces datées (indicateurs 23 à 25).
La bibliothèque de modèles propose une base gratuite pour la plupart de ces documents : fiche programme, convocation, règlement intérieur, procédure handicap, questionnaire de satisfaction, registres. Adaptez-les à votre réalité : un auditeur repère vite un document copié qui ne correspond à rien de ce que vous faites.
4. Choisir un certificateur
L’audit est réalisé par un organisme certificateur accrédité, ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences. Comparez au moins deux ou trois devis. Le prix et la durée de l’audit dépendent notamment de la taille de votre activité. Posez aussi ces questions :
- Quels sont vos délais pour un audit initial ?
- Comment traitez-vous un organisme qui n’a pas encore réalisé de formation ?
- Quel référentiel appliquerez-vous, compte tenu de la réforme du 1er novembre 2026 ?
- Quelles conditions pour l’audit de surveillance et le renouvellement ?
5. Passer l’audit initial quand on démarre
Un organisme qui débute peut engager la démarche. Les indicateurs qui supposent des formations déjà réalisées (résultats, appréciations recueillies, réclamations traitées) ne peuvent pas être prouvés par un historique : l’auditeur regarde alors ce que vous avez prévu, c’est-à-dire vos procédures, vos outils et vos modèles prêts à servir. Les modalités exactes dépendent du certificateur : faites-les préciser par écrit avant de signer.
La certification est délivrée pour trois ans, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois. C’est là que l’auditeur vérifiera que vos procédures sont devenues des pratiques. Les preuves commencent donc à compter dès votre première session : convocations, émargements, évaluations, questionnaires.
Pour comprendre le déroulement d’un audit et ce que l’auditeur regarde en premier, suivez la formation gratuite « Réussir son audit Qualiopi », en sept courtes leçons.
6. Ne pas oublier le BPF chaque année
Chaque année, tout organisme déclaré transmet son bilan pédagogique et financier (BPF) de l’exercice précédent, sur Mon Activité Formation : nombre de stagiaires, d’heures, origine des financements. En 2026, la campagne pour l’exercice 2025 s’est déroulée du 1er avril au 31 mai (Centre Inffo). Sans transmission, la déclaration d’activité devient caduque. Organisez dès le départ le suivi de vos heures et de vos financements par session : le BPF se remplit alors presque tout seul.
7. Anticiper la facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera aux PME, TPE et micro-entreprises au 1er septembre 2027. La façon dont la réforme s’applique aux formations exonérées de TVA mérite d’être vérifiée avec votre expert-comptable.
Votre checklist de démarrage
- Choisir votre statut et immatriculer votre structure.
- Rédiger vos premières fiches programme et vos conditions générales.
- Signer une première convention, puis déclarer votre activité sur Mon Activité Formation.
- Faire le diagnostic express pour savoir où vous en êtes sur les sept critères.
- Mettre en place les procédures de base : analyse du besoin, handicap, réclamations, appréciations, veille.
- Demander des devis à plusieurs certificateurs et planifier l’audit initial.
- Tenir, dès la première session, les preuves qui serviront à l’audit de surveillance.
Questions fréquentes
Puis-je vendre des formations sans Qualiopi ?
Oui, si vos clients financent eux-mêmes leurs formations, sans fonds publics ou mutualisés. Dès qu’un OPCO, le CPF, France Travail ou une région intervient, Qualiopi est nécessaire.
Faut-il avoir déjà formé des stagiaires pour être certifié ?
Pas nécessairement : un organisme qui démarre peut passer l’audit initial, les indicateurs liés aux résultats étant examinés sur ce que vous avez prévu. Demandez à votre certificateur comment il procède.
Le NDA suffit-il pour travailler avec une entreprise ?
Il suffit pour facturer une formation professionnelle. Mais si l’entreprise veut se faire rembourser par son OPCO, celui-ci exigera que vous soyez certifié Qualiopi.
Combien de temps faut-il pour être prêt ?
Cela dépend de ce que vous avez déjà en place. Le diagnostic express vous donne une première réponse, critère par critère, en quatre minutes.