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Personnes · 4 min · équipe de l'OF

Supprimer ou archiver une fiche : apprenant, entreprise, formateur, lieu, financeur

Une fiche créée par erreur (doublon, import Digiforma raté) se supprime depuis le menu ⋯ de sa ligne, l'en-tête de sa fiche, ou plusieurs à la fois avec les cases à cocher. Une fiche qui a un historique à conserver (émargement, facture émise, convention signée, réponse à un questionnaire) ne se supprime pas : tu l'archives, elle disparaît des listes et son historique reste.

Mis à jour le 20 octobre 2026 · vérifié dans la démo Samyo le 20 octobre 2026 · par l'équipe Samyo

Étape par étape

  1. Supprime une fiche depuis sa ligne ou sa fiche

    Sur l'écranPersonnes › Apprenants

    Dans Personnes (apprenants, entreprises, formateurs, lieux, financeurs), le menu ⋯ de chaque ligne propose Supprimer, ou Archiver quand la suppression n'est pas possible. Le même bouton est en haut de la fiche ouverte. La carte de confirmation dit ce qui part avec la fiche : inscriptions non commencées, documents jamais envoyés, factures en brouillon, tâches, contacts d'une entreprise, accès à l'espace en ligne. Ce qui n'en dépend pas reste, sans lien (un salarié d'une entreprise supprimée garde sa fiche). Clique deux fois pour confirmer.

  2. Supprime plusieurs fiches d'un coup après un import raté

    Sur l'écranPersonnes › Apprenants

    Coche les lignes (la case de l'en-tête coche toutes celles affichées), puis Supprimer la sélection dans la barre du bas. Une seule carte pour toutes : celles qui peuvent partir sont supprimées, celles qui ont un historique restent, chacune avec sa raison, et tu peux les archiver à la place. Quand plusieurs fiches n'ont ni e-mail ni inscription, Samyo propose lui-même de les supprimer.

  3. Archive ce qui doit être conservé

    Sur l'écranFiche apprenant

    Une fiche liée à un émargement, une facture émise, une convention ou un contrat signé, une attestation, une réponse à un questionnaire, une réclamation ou une preuve d'audit est une trace de réalisation que l'auditeur Qualiopi, le BPF et la comptabilité exigent de garder : elle ne se supprime pas. Archiver la masque des listes, des choix (inscription, session, devis), de la recherche et de Samyo ; tout son historique reste intact. Afficher les archivés, au-dessus de la liste, les retrouve ; Sortir des archives les remet en service. Les financeurs nationaux (OPCO, CPF, France Travail) ne se suppriment ni ne s'archivent.

  4. Programmes, sessions et opportunités

    Sur l'écranFormations › Sessions

    Un programme en brouillon sans session se supprime depuis son menu ⋯ ou sa fiche ; un programme publié s'archive (il sort du catalogue). Une session en brouillon ou planifiée, sans inscription, se supprime avec ses créneaux ; sinon, Annuler la session la garde dans l'historique. Dans Finances › Devis, une opportunité sans devis envoyé se supprime depuis le ⋯ de sa carte ; sinon, passe-la en « perdu ».

  5. Annule si tu t'es trompé

    Sur l'écranJournal

    Le toast propose Annuler pendant 30 secondes, puis le journal garde l'action : l'annulation remet les fiches, leurs inscriptions, leurs documents et l'accès à l'espace en ligne de chacun. Seule une suppression validée retire l'accès d'un apprenant, d'un formateur ou d'un contact d'entreprise.

Le faire avec Samyo

Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.

« Supprime la fiche de Pétro Nille, c'est un doublon »Ouvrir dans Samyo
« Supprime les apprenants importés hier sans e-mail »Ouvrir dans Samyo
« Archive le formateur Jean Durand, il ne travaille plus avec nous »Ouvrir dans Samyo
« Sors l'entreprise Menuiserie Roux des archives »Ouvrir dans Samyo

Ce que ça produit

  • Des fiches supprimées avec ce qui en dépend, annulables depuis le journal
  • Des fiches archivées, hors des listes, avec tout leur historique
  • Une ligne au journal par suppression ou archivage

Questions fréquentes

Pourquoi Samyo refuse-t-il de supprimer cet apprenant ?

Il a au moins une trace à conserver : émargement, facture émise, document envoyé ou signé, réponse à un questionnaire, réclamation. La carte cite la raison. Ces pièces prouvent la réalisation de la formation (Qualiopi, BPF, contrôle) : archive la fiche à la place.

Et le droit à l'effacement (RGPD) ?

Une fiche sans historique se supprime entièrement. Pour une personne déjà formée, les obligations légales de conservation priment sur l'effacement : archive la fiche, et retire son accès à l'espace en ligne si besoin.

Une fiche archivée compte-t-elle encore dans mes chiffres ?

Oui : ses inscriptions, heures et factures restent dans le BPF, les rapports et le dossier d'audit. Seules les listes, les choix et la recherche l'ignorent.