Tenir à jour le dossier de chaque formateur : CV, URSSAF, entretien annuel

Étape par étape

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   Repère ce qui manque

   Sur l'écranPersonnes › Formateurs

   La fiche de chaque formateur liste son dossier : CV, attestation URSSAF (formateurs externes, valable 6 mois), engagements qualité, formation de formateur, entretien annuel. Ce qui manque ou arrive à échéance apparaît en tête, avec la proposition de Samyo : « Renouveler l'attestation URSSAF de … », « Demander à … son CV à jour », « Programmer l'entretien annuel de … ».

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   Demande la pièce

   Sur l'écranFiche formateur

   La carte « Demander … » montre la pièce, son état actuel et ce que dira l'e-mail. « Envoyer la demande » : le formateur reçoit un e-mail qui explique ce qu'il faut fournir (par exemple « une attestation de vigilance URSSAF de moins de 6 mois, à télécharger depuis votre espace sur urssaf.fr ») et répond avec le document. Une tâche de suivi est créée. Sans e-mail dans sa fiche, rien ne part : la carte te le dit, préviens-le toi-même. Le texte de l'e-mail se règle dans Paramètres › E-mails.

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   Note la pièce quand elle arrive

   Sur l'écranFiche formateur

   Tant que la demande est en cours, la fiche propose « … reçue ? ». Corrige la date du document dans la carte, puis « Enregistrer » : la pièce passe à jour, son échéance se calcule (URSSAF 6 mois, entretien 1 an, formation de formateur 2 ans) et la demande se clôt. Samyo te la redemandera avant l'échéance. Pour l'auditeur, dépose aussi le fichier dans Audit › Preuves.

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   Programme l'entretien annuel

   Sur l'écranFiche formateur

   « Programmer l'entretien annuel de … » propose un créneau de 45 minutes après sa prochaine journée d'animation, avec ses repères de l'année (satisfaction de ses sessions, dernière formation). Change l'heure ou le lieu dans la carte, puis « Envoyer l'invitation » : le formateur reçoit la date, l'heure, la durée et le lieu par e-mail et peut répondre pour changer d'horaire. Une fois l'entretien fait, note-le comme une pièce reçue (« Entretien annuel », à la date de l'entretien).

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   Côté formateur : son profil

   Sur l'écranEspace formateur › Profil

   Le formateur voit son propre dossier et ce qui reste à régler. Il peut transmettre la liste exacte de ses sessions de l'année pour mettre son CV à jour, accepter les engagements qualité (acceptation datée), demander une formation de formateur ou son entretien annuel : chaque choix crée une tâche pour toi. « Plus tard » repousse le rappel de deux semaines. Samyo ne rédige aucune pièce à sa place.

Ce que ça produit

• Un dossier par formateur, avec l'échéance de chaque pièce
• Des demandes par e-mail, suivies jusqu'à réception
• L'entretien annuel programmé et tracé

Indicateurs Qualiopi concernés :Indicateur 21Indicateur 22

Questions fréquentes