Avant de commencer
- Un programme (brouillon ou publié) avec une version datée
- Une fiche formateur ; un lieu si la session est en présentiel (par défaut la première salle de l'organisme)
Étape par étape
Décris la session à Samyo
Sur l'écranFormations › SessionsSur la liste des sessions, le bouton Créer une session ouvre Samyo, ou tape directement : « Crée une session Excel avancé en décembre avec Julie, 8 places, en visio ». Samyo retrouve le programme le plus proche, le formateur et le lieu, et exécute l'action à blanc. Un bon de commande, une convention ou un planning glissés dans Samyo donnent le même résultat : il propose de créer la session décrite dans le document.
Relis la carte
« Créer la session Excel avancé, 12–13 déc., visio, Julie Martin, 8 places » : deux champs modifiables, Premier jour et Prix inter (€ HT / pers.), et une note qui dit si le formateur est libre (« Julie est libre à ces dates » ou « Attention : Julie anime déjà … à ces dates »), la version du programme utilisée, et « lien visio à ajouter » le cas échéant. « Créer la session » : elle est créée en brouillon, publiée au catalogue à ta validation pour une inter.
Ce que Samyo crée avec la session
Les créneaux par demi-journée (9h–12h30 et 13h30–17h pour chaque jour ouvré), avec le formateur ; le jeu d'évaluations du programme (positionnement, acquis par objectif, satisfaction) avec leurs dates d'envoi ; et la frise des sept étapes : devis, convention, convocations, positionnement, émargement, évaluation, facturation.
Intra : précise l'entreprise
Ajoute le client à la phrase (« … pour Durand SAS, 1 900 € HT ») : la session devient intra, réservée à l'entreprise, hors catalogue, avec un prix du groupe et un effectif annoncé. Depuis un devis accepté, Finances › Pipeline et devis propose directement « Créer la session d'un devis accepté » avec le client, le prix et le formateur habituel.
Dupliquer, déplacer, annuler
Menu « ⋯ » d'une session : Dupliquer (même programme, formateur, lieu, places et prix, sans inscrits), Déplacer (même durée, même salle, même formateur ; les inscrits et le formateur sont prévenus après validation, les convocations renvoyées), Annuler (double confirmation : libère la salle et le formateur, e-mail aux inscrits avec une proposition de report). Pour trouver une date, « Trouver un créneau pour Julie en décembre » cherche ses disponibilités hors congés et lui propose par e-mail celle que tu préfères.
Le faire avec Samyo
Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.
Ce que ça produit
- Une session en brouillon avec ses créneaux par demi-journée
- Le jeu d'évaluations du programme, daté
- La frise des sept étapes à suivre sur la fiche
Questions fréquentes
Le formateur est déjà pris à ces dates.
La carte le signale (« Attention : Julie anime déjà … »). Change le premier jour dans la carte, ou demande « Trouve un créneau pour Julie en décembre » : Samyo propose les dates libres et lui envoie celle que tu choisis ; le formateur confirme sa disponibilité depuis son espace.
La session apparaît-elle au catalogue public ?
Une session inter est publiée au catalogue à ta validation, si son programme est publié. Une session intra reste hors catalogue.