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Convocations et documents · 3 min · équipe de l'OF

Envoyer les convocations d'une session (et les automatiser à J-7)

La convocation part par e-mail à chaque inscrit confirmé : dates, horaires, lieu ou lien de visio, formateur, et l'accès à son espace (émargement, documents, questionnaires). Tu valides la carte ; une convocation partie ne se rappelle pas. Avec la règle « Convocations à J-7 », Samyo s'en charge seul.

Mis à jour le 19 octobre 2026 · vérifié dans la démo Samyo le 19 octobre 2026 · par l'équipe Samyo

Avant de commencer

  • Une session avec des inscrits confirmés · voir le tuto
  • Une adresse e-mail sur chaque fiche apprenant (sinon la convocation est à remettre en main propre)

Étape par étape

  1. Vérifie les inscrits et le programme

    Sur l'écranFormations › Sessions › la session

    La fiche session liste les inscrits (« Inscrits · 8 sur 10 ») et la version du programme rattachée. Un inscrit sans e-mail apparaîtra dans la carte avec la mention « pas d'e-mail · à remettre en main propre » : il est marqué convoqué, à toi de lui remettre sa convocation.

  2. Ouvre la carte des convocations

    Dans la frise des étapes, Convocations porte un point corail « préparées, à valider » : clique dessus. Depuis la liste des sessions, Samyo propose aussi « Envoyer les 8 convocations de Lyon ». La carte « Envoyer les convocations de la session Lyon, 12–13 déc. » liste chaque personne et son canal, avec un champ Modèle (Convocation inter, Convocation intra, Convocation standard).

  3. Valide l'envoi

    « Valider l'envoi » : l'e-mail part immédiatement avec les dates, horaires, lieu ou lien de visio, le formateur, et l'accès à l'espace apprenant. Les réponses arrivent sur l'adresse de l'organisme. Un particulier dont le contrat n'est pas signé reçoit son contrat de formation avec la convocation ; son délai de rétractation court encore. La carte le dit : une convocation partie ne se rappelle pas.

  4. Après l'envoi

    L'étape Convocations affiche « envoyées le … » ; chaque inscrit a un document « Convocation · … » dans les documents de la session (PDF ouvrable, Samyo peut t'en donner le lien). Un apprenant inscrit après coup reçoit la sienne dans la foulée de son inscription. Si tu déplaces la session, les convocations déjà parties sont renvoyées avec les nouvelles dates.

  5. Laisse Samyo les envoyer à J-7

    Sur l'écranJournal de Samyo › Ce que Samyo fait sans te demander

    Dans le journal, active la règle Convocations à J-7 : chaque matin à 9 h, Samyo convoque les inscrits confirmés pas encore convoqués des sessions qui commencent dans 7 jours, 20 sessions par jour au plus. Sur la fiche session, l'étape porte alors la mention « automatique ». Le texte de l'e-mail se personnalise dans Paramètres › E-mails.

Le faire avec Samyo

Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.

« Envoie les convocations de la session Excel de décembre »Ouvrir dans Samyo
« Active la règle Convocations à J-7 »Ouvrir dans Samyo
« Montre-moi la convocation de Paul Bernard »Ouvrir dans Samyo

Ce que ça produit

  • Un e-mail de convocation par inscrit, avec l'accès à son espace
  • Un document « Convocation » par inscrit dans la session
  • L'étape Convocations franchie sur la fiche session

Questions fréquentes

Puis-je renvoyer une convocation déjà partie ?

Non : un envoi ne se rappelle pas, et la carte le signale. Le PDF reste ouvrable depuis les documents de la session pour le transmettre toi-même. Si les dates changent, déplacer la session renvoie les convocations avec les nouvelles dates.

Qui reçoit les réponses des apprenants ?

L'adresse de réponse réglée dans Paramètres › E-mails (« Régler l'expéditeur des e-mails ») : par défaut, l'adresse de l'organisme.