Avant de commencer
- Une session avec des inscrits confirmés · voir le tuto
- Les convocations envoyées : c'est l'envoi de la convocation qui ouvre à chacun son espace apprenant · voir le tuto
- Pour relancer par SMS : un numéro sur la fiche et des SMS disponibles (Paramètres › Connexions › SMS)
Étape par étape
Ouvre la feuille du créneau
Sur l'écranFormations › Sessions › la session › ÉmargementSur la fiche de la session, clique sur l'étape Émargement de la frise (ou « Ouvrir l'émargement » dans le menu). La page montre une carte par demi-journée : « À venir », « 7 / 9 signés », « verrouillé · 1 non signé »… Clique sur le créneau du moment. Tant que l'heure du créneau n'est pas arrivée, la page indique « Ce créneau n'a pas encore commencé » : la feuille s'ouvre à l'heure, et le formateur reçoit le code dix minutes avant.
Fais signer avec le code ou le QR code
À droite, la carte Code du créneau affiche un code à 4 chiffres et son QR code ; « Afficher en grand » le projette plein écran. Le code vaut pour cette demi-journée seulement, jusqu'à l'heure de fin, un usage par personne. Chaque apprenant ouvre Signer la feuille de présence dans son espace (depuis son téléphone), saisit le code ou scanne le QR code, signe du doigt et touche « Valider ma présence ». Il voit « Présence validée à 9h12 » et peut annuler s'il s'est trompé (« Ce n'est pas moi · annuler »).
Suis les signatures en direct
Tant que le créneau est ouvert, la liste se relit toutes les 20 secondes (« En cours · mis à jour il y a 4 s »). Chaque ligne indique le canal (lien e-mail, code, QR, présence déclarée) et l'état : Signée, Non signée, Absent, Justifiée, Déclaré présent. Le pied de liste rappelle si le formateur a signé sa propre feuille. « Feuille PDF » ouvre la feuille du créneau dans son état actuel.
Relance ceux qui n'ont pas signé
Bouton Relancer les N manquants en haut, ou « Renvoyer le lien à tous » dans la carte du code : la carte de confirmation liste les personnes, te laisse choisir le canal (e-mail, SMS, e-mail + SMS) puis « Relancer ». Pour une seule personne : menu de la ligne › Renvoyer le lien par SMS. Le lien reste valable jusqu'à la fin du créneau. Samyo ne signe jamais à la place de quelqu'un.
Note une absence, un retard ou une présence déclarée
Menu de la ligne › Marquer présent sur déclaration quand le formateur a constaté la présence sans signature (la source est conservée). Sous une absence, « motif à renseigner » : maladie (justificatif attendu ou reçu), raison professionnelle, raison personnelle. Si l'apprenant est salarié, Samyo propose Prévenir l'entreprise : e-mail à l'employeur et attestation d'assiduité partielle (heures réellement suivies), prête pour la fin de session.
Verrouille la feuille
Une fois le créneau passé, Verrouiller le créneau : la carte récapitule signatures électroniques, présences déclarées et absences, et prévient que les non-signés seront notés absents (en classe virtuelle : « déclarés présents », avec la source). Après validation, plus aucune signature possible : feuille PDF horodatée, rattachée d'elle-même aux indicateurs 9 et 11 dans Audit › Preuves. Verrouillé par erreur ? Un administrateur peut Déverrouiller pendant 24 heures : les absences notées au verrouillage redeviennent « non signé », la preuve est refaite au prochain verrouillage. Quand toutes les demi-journées sont verrouillées, l'étape Émargement de la session passe à « fait » et l'assiduité alimente attestations et certificats.
Côté formateur, sur son téléphone : le code ou la dictée
Sur l'écranEspace formateur › ÉmargementL'espace formateur montre la même carte « Chacun signe sur son téléphone » avec le code et « Afficher en grand ». Deuxième façon : dicter. Le formateur maintient le micro et dit « Tout le monde est là sauf Karim, et Léa est arrivée à neuf heures vingt » ; Samyo affiche la liste comprise (présent, absent, arrivé 9h20, déjà signé), il corrige d'un toucher, puis « Enregistrer les 9 ». Les présences sont horodatées, annulables 30 secondes ; une absence crée une tâche pour l'OF. En fin de journée, depuis son compte rendu, Clore la séance et signer ma feuille ajoute ses heures à son relevé du mois.
Le faire avec Samyo
Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.
Ce que ça produit
- Une feuille d'émargement PDF horodatée par créneau, dans les documents de la session
- Une preuve vivante rattachée aux indicateurs 9 et 11 au verrouillage
- Une attestation d'assiduité partielle en cas d'absence d'un salarié
- L'assiduité qui alimente les attestations de fin et les certificats de réalisation
Indicateurs Qualiopi concernés :Indicateur 9Indicateur 11
Questions fréquentes
L'émargement électronique est-il accepté pour Qualiopi et par les OPCO ?
Une signature horodatée, individuelle, liée à un créneau précis, puis une feuille verrouillée que plus personne ne peut modifier, constituent une preuve recevable. C'est une interprétation : pour un cas particulier (DPC notamment), vérifie avec ton certificateur ou ton financeur.
Un apprenant n'a pas de téléphone, ou le code ne passe pas.
Le formateur le déclare présent (« Marquer présent sur déclaration ») : la feuille garde la source. Tu peux aussi générer les feuilles PDF par demi-journée avec QR code depuis la fiche session (« Générer les feuilles d'émargement ») et faire signer la version imprimée.
Je veux relancer automatiquement le lendemain.
Active la règle « Relance des signatures à J+1 » dans le journal : chaque matin à 9 h, Samyo renvoie par e-mail le lien aux non-signés des trois derniers jours, 20 créneaux par jour au plus.
Et en classe virtuelle ?
Le formateur affiche le code à l'écran et peut programmer un rappel du lien visio et du code aux inscrits (« Rappeler le lien visio »). Samyo n'est pas relié à ton outil de visio : la liste « Présences relevées » vient des heures de signature. Au verrouillage, les connectés non signés sont notés « déclarés présents », avec la source.