Avant de commencer
- Une session intra rattachée à une entreprise cliente · voir le tuto
- Le devis accepté (Finances › Pipeline et devis › « Marquer accepté »)
- Un contact de l'entreprise avec son e-mail : le signataire est le dirigeant (directeur, gérant, associé), sinon le premier contact
Étape par étape
Pars de la fiche de l'entreprise
Sur l'écranPersonnes › Entreprises › la ficheQuand une session intra à venir n'a pas encore sa convention, la fiche entreprise affiche la suggestion Faire signer la convention du 12 janv., avec la session, le nombre d'inscrits et le montant. Tu peux aussi le demander à Samyo depuis n'importe où, ou cliquer sur l'étape Convention de la fiche session.
Relis la carte et envoie
La carte « Faire signer la convention Durand SAS · Excel avancé, 12–13 janv. » indique le signataire et sa fonction, la copie (contact RH), le contenu (inscrits, heures, lieu, formateur) et le montant HT. « Envoyer pour signature » : le signataire reçoit un lien de signature électronique avec un code par e-mail ; l'organisme signe en premier, le client ensuite. L'envoi ne se rappelle pas.
Côté entreprise : signer depuis son espace
Sur l'écranEspace entreprise › Documents et facturesDans son espace, l'entreprise voit la convention « à signer ». Le dialogue Signer la convention résume l'essentiel (parties, contenu, prix, conditions), demande de cocher « j'ai lu » et « je suis habilité », puis la signature est enregistrée : « Convention signée · copie envoyée par e-mail ». Si des salariés doivent aussi signer, l'entreprise peut leur renvoyer le lien ou recueillir leur signature sur place (code par SMS, sur son poste).
Relance si rien ne bouge
Sur l'écranFormations › Documents et modèlesDans Documents, une convention envoyée et non ouverte porte « Envoyée, non signée » ; menu de la ligne › Renvoyer avec un rappel : un rappel courtois avec le lien de signature. Samyo te prévient à la signature.
Ce qui change une fois signée
L'étape Convention de la session passe à « signée le … », le document signé est rangé dans Formations › Documents et dans l'espace entreprise, et l'analyse du besoin avec la convention deviennent une preuve rattachée aux indicateurs 4 et 8. Un salarié remplacé par un collègue déclenche un avenant et la convocation du remplaçant.
Le faire avec Samyo
Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.
Ce que ça produit
- Une convention envoyée en signature électronique (code par e-mail)
- Le document signé dans Documents et dans l'espace entreprise
- Une preuve rattachée aux indicateurs 4 et 8
Indicateurs Qualiopi concernés :Indicateur 4Indicateur 8
Questions fréquentes
Et pour un particulier ?
Pas de convention : un contrat de formation, avec un délai de rétractation de 10 jours. Il part avec la convocation et se signe dans l'espace apprenant (« Signer votre contrat de formation »).
Puis-je modifier le modèle de convention ?
Oui, dans Formations › Documents et modèles : chaque modification est enregistrée comme nouvelle version datée, les mentions obligatoires sont contrôlées avant l'enregistrement, et Samyo propose l'article « Accessibilité et handicap » quand il manque.
Quelle valeur a cette signature ?
Une signature électronique simple, horodatée, avec un code reçu par e-mail, via un prestataire de signature : suffisante pour une convention ou un contrat de formation. Tant que la convention n'est pas signée, le signataire reçoit un rappel chaque semaine, trois fois au plus.