Étape par étape
Crée l'espace du client
Sur l'écranMes organismes › Préparer l'espace d'un clientSur Mes organismes, ouvre Préparer l'espace d'un client : nom de l'organisme, SIRET et numéro de déclaration d'activité s'ils sont connus (avec le SIRET, Samyo reprend raison sociale et adresse de l'annuaire), et, si tu les as, prénom, nom et e-mail du dirigeant. « Créer l'espace et commencer ». Tu y entres comme préparateur ; l'espace est marqué « en attente du dirigeant ». Tu peux en préparer 30 à la fois au plus.
Prépare ce qui sert à l'audit
Identité et certification dans Paramètres, profil d'audit et date d'audit, programmes, documents rédigés avec le Rédacteur Qualiopi, preuves déposées et rattachées, audit blanc et plan d'actions : tout passe par les cartes habituelles et s'inscrit au journal à ton nom. Ce qui engagerait le client à sa place t'est fermé : factures, devis, banque et BPF, abonnement et paiement, invitation d'autres membres, domaine d'envoi, règles automatiques, partage à l'auditeur. Aucun e-mail ne part au nom de l'organisme avant l'arrivée du dirigeant ; l'espace reste à l'offre gratuite.
Invite le dirigeant
Sur l'écranBandeau « Tu prépares l'espace de … »Inviter le dirigeant (bandeau en haut de l'espace) ou « Invite le dirigeant, Alex Martin, alex@organisme.fr » à Samyo. La carte « Inviter Alex Martin à reprendre … » dit ce qu'il deviendra (administrateur propriétaire) et ce que tu deviendras (consultant qualité) ; « Envoyer l'invitation » part pour de vrai et ne s'annule pas. Le lien est personnel, sans donnée lisible, valable 14 jours et utilisable une seule fois. Relancer le dirigeant envoie un nouveau lien qui remplace l'ancien ; Annuler l'invitation rend le lien inutilisable.
Le dirigeant reprend son espace
Sur l'écranLien d'invitationIl ouvre le lien, se connecte avec l'adresse invitée (lien de connexion, sans mot de passe) et clique Reprendre mon espace. Il devient administrateur ; ton rôle passe automatiquement à consultant qualité, et le journal le dit. À son arrivée, un bandeau lui montre ce qui a été préparé et par qui, lui rappelle qu'il est responsable de ses données, et lui propose Retirer son accès.
Supprime un espace qui ne servira pas
Tant que le dirigeant ne l'a pas repris, Supprimer cet espace (sur sa carte dans Mes organismes) l'efface avec tout ce que tu y as préparé. Un espace repris appartient à son dirigeant et ne se supprime plus d'ici.
Le faire avec Samyo
Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.
Ce que ça produit
- L'espace d'un client prêt avant son arrivée
- Une invitation à usage unique, valable 14 jours
- Le dirigeant administrateur et responsable de ses données, toi consultant qualité
Questions fréquentes
Le client paie-t-il quelque chose pendant la préparation ?
Non. L'espace reste à l'offre gratuite ; aucun essai ni paiement ne démarre, et tu ne peux pas souscrire pour lui. C'est le dirigeant qui choisit son offre, une fois arrivé.
Qui est responsable des données ?
Le dirigeant, dès qu'il accepte : l'invitation et son arrivée le lui disent. Avant, ne dépose que ce que le client t'a confié pour préparer son audit.
Et si le dirigeant ne répond pas ?
Relance-le (nouveau lien), ou supprime l'espace s'il ne servira pas.