Avant de commencer
- Ton profil d'audit renseigné (activités, modalités, sous-traitance) : il décide des documents qui te concernent · voir le tuto
Étape par étape
Ouvre tes documents Qualiopi
Sur l'écranAudit › Documents QualiopiL'écran liste les documents rédigeables qui concernent ton profil, avec leur état : À rédiger, Brouillon à valider, Déposé (ton propre fichier), Validé, ou À mettre à jour quand une donnée de ton organisme a changé depuis (« Il mentionne l'ancien site internet »). Les documents réservés à l'apprentissage, à la VAE, au bilan de compétences, à la formation à distance, aux certifications ou à la sous-traitance n'apparaissent que si ton profil d'audit les prévoit.
Documents Qualiopi : compteurs (validés, déposés, brouillons, à rédiger, à mettre à jour) et un document validé signalé à mettre à jour Lis la carte des 33 indicateurs
Sur l'écranAudit › Documents Qualiopi › Carte des 33 indicateursPour chaque indicateur : les documents qui le servent, et les preuves de pratique (émargements, évaluations remplies, réclamations traitées, veille consignée, entretiens…) avec l'endroit où elles se produisent dans Samyo, ou « hors de Samyo, à déposer comme preuve ». Samyo ne rédige jamais une preuve de pratique : elle naît de ta gestion. Les mêmes informations sont sur la page de chaque indicateur, section « Documents à rédiger ».
Carte des 33 indicateurs : pour chaque indicateur, ses documents avec leur état et ses preuves de pratique avec l'écran qui les produit Réponds à l'entretien
Sur l'écranAudit › Documents Qualiopi › le document4 à 8 questions, avec un exemple sous chaque champ. Ce que Samyo sait déjà est pré-rempli (adresse, lieux et accessibilité, horaires, référent handicap, équipe, délai du registre des réclamations…) avec « Repris de » et un lien pour corriger la donnée à la source. Coche Je ne sais pas encore plutôt que d'inventer : la réponse deviendra « [À compléter : …] » dans le brouillon. À droite, les sections du document et l'indicateur que chacune sert.
Entretien du règlement intérieur : questions avec exemples, réponses reprises des données de l'organisme, « Je ne sais pas encore » Samyo rédige, tu ranges le brouillon
Sur l'écranFichiers › Documents de l'organismeRédiger avec Samyo envoie tes réponses et les données de l'organisme au modèle (une rédaction, une trentaine de secondes). Samyo relit ensuite le texte : tout chiffre, nom, adresse e-mail ou promesse de conformité absent de tes réponses est suivi de « [À vérifier] », et une incohérence avec tes données (délai du registre, référent de la fiche formateur, accessibilité des lieux) est signalée. La carte « Ranger le brouillon » le dit ; validée, elle range le Word dans Fichiers, au statut Brouillon à valider. Ce brouillon ne compte pas comme preuve.
Fichiers, documents de l'organisme : deux brouillons rédigés avec Samyo, au statut « Brouillon à valider » Relis, complète, valide
Sur l'écranAudit › Documents QualiopiCompléter ou Relire ouvre le brouillon dans l'éditeur : remplace chaque « [À compléter] » et « [À vérifier] » par l'information exacte, ou retire la phrase. Valider n'est possible qu'une fois tous les marqueurs retirés : le document devient une preuve datée d'aujourd'hui, rattachée à ses indicateurs, et la jauge se met à jour. L'ancienne version (rédigée avec Samyo ou déposée à la main) passe dans « Anciennes versions ». La validation s'annule depuis le journal.
Carte « Valider : Procédure de veille » : indicateurs 23 à 26 couverts une fois validé, à côté de la liste des documents Tiens-le à jour
Quand une donnée reprise dans un document validé change (adresse, site, référent handicap, équipe, lieux…), Samyo le signale dans Documents Qualiopi et dans son résumé. Nouvelle version rouvre l'entretien avec les données à jour ; le document validé reste la preuve en vigueur jusqu'à la validation du nouveau brouillon.
Le faire avec Samyo
Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.
Ce que ça produit
- Un brouillon Word dans Fichiers, au statut « Brouillon à valider »
- À la validation, une preuve datée rattachée aux indicateurs du document
- L'ancienne version dans « Anciennes versions »
- Chaque geste au journal, annulable
Indicateurs Qualiopi concernés :Indicateur 9Indicateur 12Indicateur 26Indicateur 31Indicateur 32
Questions fréquentes
Samyo peut-il inventer une information ?
Il a pour consigne de ne rien inventer, et Samyo relit le texte après coup : un chiffre, un nom, une adresse ou une promesse qui ne viennent pas de tes réponses ou de tes données sont marqués « [À vérifier] ». Ce qui manque reste « [À compléter] ». La relecture reste la tienne : c'est pour ça qu'un brouillon ne compte jamais comme preuve avant ta validation.
Le document suffit-il pour l'audit ?
Non. Un document décrit ce que tu fais ; l'auditeur vérifie aussi que tu le fais (émargements, évaluations, registre des réclamations, veille datée…). Samyo ne promet pas la conformité : la carte des 33 indicateurs te montre les preuves de pratique à produire pour chaque indicateur.
Quels textes de loi sont cités ?
Seules des mentions vérifiées, reprises telles quelles : par exemple, pour le règlement intérieur, « établi conformément aux articles L. 6352-3 et suivants et R. 6352-1 et suivants du Code du travail ». Aucun autre article n'est cité.
Combien de rédactions puis-je lancer ?
Une rédaction est un appel au modèle ; leur nombre est limité par heure et par organisme. Tes réponses restent dans l'entretien, dans ton navigateur, si tu dois revenir plus tard.