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Convocations et documents · 4 min · équipe de l'OF

Ranger et retrouver tous tes fichiers au même endroit

L'espace Fichiers rassemble tout : preuves Qualiopi par indicateur, documents de l'organisme (règlement intérieur, CGV, livret d'accueil), programmes, CV des formateurs, documents générés, imports, signatures et exports de Samyo. Tu cherches, tu filtres, tu ouvres un aperçu ; tu déposes, renommes, déplaces ou archives par une carte. Rien n'est jamais supprimé.

Mis à jour le 21 octobre 2026 · vérifié dans la démo Samyo le 21 octobre 2026 · par l'équipe Samyo

Étape par étape

  1. Ouvre l'espace Fichiers

    Sur l'écranFichiers

    L'entrée Fichiers de la barre du haut (dans le menu du compte sur téléphone) ouvre tous les fichiers de l'organisme, rangés en dossiers : Preuves Qualiopi (par indicateur), Documents de l'organisme, Programmes, CV et dossiers des formateurs, Documents générés (conventions, contrats, attestations, factures, registres), Imports, Mémoire de Samyo (journal et mémoire en PDF), Signatures (originaux signés) et Autres fichiers. Les documents générés se produisent à l'ouverture, d'après tes données du moment : aucun fichier n'est inventé. En haut à droite, l'espace utilisé et celui inclus dans ton offre.

  2. Cherche, filtre, ouvre

    Sur l'écranFichiers

    La recherche porte sur le nom, le fichier d'origine, le dossier et le rattachement (session, programme, formateur, indicateur). Filtre par type (PDF, texte, tableur, image) ou par date, trie par date, nom ou taille, passe en vue grille si tu préfères. Clique sur un fichier : l'aperçu s'ouvre (PDF ou image), avec Ouvrir, Télécharger, le Word quand il existe et le lien vers l'objet rattaché.

  3. Dépose un fichier dans le bon dossier

    Sur l'écranFichiers › Déposer un fichier

    Déposer un fichier : choisis le dossier, puis le fichier (50 Mo au plus). Samyo le stocke et le lit (jusqu'à 15 Mo : au-delà, il est gardé sans lecture automatique), puis ouvre la carte : Ranger pour un document de l'organisme, un import ou un autre fichier (rattachement facultatif à une session ou un programme) ; Rattacher pour une preuve, avec les indicateurs proposés ; Enregistrer pour le CV ou une pièce d'un formateur. Rien n'est rangé avant ta validation.

  4. Renomme, déplace, archive

    Sur l'écranFichiers › menu « ⋯ » d'un fichier

    Le menu ⋯ d'un fichier propose Renommer (le fichier d'origine ne change pas), Déplacer ou rattacher (autre dossier, autre session ou programme) et Archiver. Un fichier archivé sort des dossiers mais reste stocké : il se retrouve dans Archives, d'où tu le ressors. Une preuve se retire de la salle d'audit de la même façon. Chaque geste est au journal et s'annule.

  5. Surveille ton espace

    Sur l'écranFichiers

    L'espace inclus dépend de ton offre : 5 Go avec le palier à 39 €, 10 Go à 79 €, 20 Go à 129 €, 50 Go à 299 €, 100 Go à 599 € ; 1 Go sans abonnement Gestion (essai compris). Les archives et les anciennes versions comptent : elles restent stockées. À 80 %, Samyo te prévient sur Aujourd'hui ; à 100 %, un nouveau dépôt est refusé : passe au palier supérieur, ou écris à l'équipe Samyo pour supprimer définitivement d'anciens fichiers archivés. Rien n'est jamais supprimé à ta place.

Le faire avec Samyo

Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.

« Où est le règlement intérieur ? »Ouvrir dans Samyo
« Montre-moi les CV des formateurs »Ouvrir dans Samyo
« Range ce fichier dans les documents de l'organisme »Ouvrir dans Samyo
« Archive l'ancien planning des salles »Ouvrir dans Samyo

Ce que ça produit

  • Tous les fichiers de l'organisme rangés par nature, retrouvables par la recherche et par Samyo
  • Chaque dépôt, renommage, déplacement ou archivage au journal, annulable
  • L'espace utilisé suivi, avec une alerte à 80 %

Indicateurs Qualiopi concernés :Indicateur 9Indicateur 21Indicateur 22

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un fichier ?

Non : on archive. Un fichier archivé reste stocké et consultable, ce que l'auditeur peut demander. L'archivage s'annule depuis le journal ou depuis « Archives ».

Où sont mes exports Digiforma ?

Ils sont lus dans le navigateur au moment de l'import et ne sont pas conservés. Le dossier Imports reçoit les fichiers que tu y ranges toi-même.

Un fichier n'a pas d'aperçu.

L'aperçu montre les PDF et les images. Un fichier Word ou Excel s'ouvre après téléchargement.