Étape par étape
Cherche-le avec Ctrl Maj K ou /
Ctrl Maj K (Cmd Maj K sur Mac), ou la touche / quand aucun champ n'est actif, ouvre la barre de commande ; le bouton de recherche en haut de l'écran aussi. (Ctrl K seul sert désormais à parler à Samyo.) Tape le nom d'une personne, d'une entreprise, d'une session ou le type du document : « convention » suivi du nom du client, « programme » suivi de l'intitulé, « CV », « certificat » et le nom de l'apprenant, un numéro de facture. La rubrique Documents liste ce qui correspond : Entrée ouvre le PDF dans un nouvel onglet, l'icône de téléchargement l'enregistre, et l'aperçu à droite propose aussi le Word et l'écran où le document se trouve. La recherche est réservée à l'équipe de l'organisme.
Le programme d'une formation
Sur l'écranFormations › Programmes › le programmeSur la fiche du programme, Télécharger (PDF) et Word produisent la fiche complète exigée par l'indicateur 1, d'après la version en vigueur : objectifs, public, prérequis, durée, modalités, contenus, méthodes, évaluation, accessibilité et référent handicap, délais d'accès, tarifs, contact, version et date. Dans la liste des programmes, le menu « ⋯ » propose les mêmes téléchargements. Une mention vide reste « à compléter » dans le document : complète-la avec « Modifier ».
Le CV ou la fiche d'un formateur
Sur l'écranPersonnes › Formateurs › le formateurSur la fiche du formateur, Télécharger le CV donne le fichier déposé ; sans CV déposé, le bouton devient Télécharger la fiche (PDF) : identité, statut, spécialités et qualifications, sessions animées sur les 12 derniers mois, pièces du dossier avec leurs dates et échéances, sans aucun tarif. C'est ce que l'auditeur regarde pour les indicateurs 21 et 22. Sur la ligne « CV et qualifications », Déposer le CV range le fichier dans ton espace de stockage et ouvre la carte « CV reçu » : corrige la date, valide. Le formateur retrouve son CV et sa fiche dans son espace, rubrique Profil, et seulement les siens.
Les documents d'une session et les preuves
Sur l'écranFormations › Sessions › la sessionDans le bloc Documents de la fiche session, chaque convention et chaque contrat a son lien Télécharger (l'original signé s'il existe) et son Word ; le programme de la session a son PDF. Dans Formations › Documents et modèles, le menu « ⋯ » d'un document propose Télécharger le PDF. Dans Audit, une preuve dont le fichier est stocké s'ouvre (« Ouvrir l'original ») ou se télécharge depuis sa fiche et depuis la carte de l'indicateur. Un fichier déposé s'ouvre par un lien valable cinq minutes, jamais en dehors de ton organisme.
Ton catalogue public
Sur l'écranCatalogue public › une formationSur la fiche publique d'une formation publiée, le visiteur télécharge le programme en PDF ou en Word sans compte. Un programme non publié (brouillon, interne, à mettre à jour) n'est jamais servi hors de l'équipe.
Le faire avec Samyo
Dis-le à Samyo depuis l'écran indiqué : il prépare la carte, tu valides. « Ouvrir dans Samyo » ouvre l'écran avec la demande déjà posée, dans la démo si tu n'es pas connecté.
Ce que ça produit
- Le programme complet en PDF et en Word (indicateur 1)
- Le CV déposé ou la fiche formateur en PDF (indicateurs 21 et 22)
- Les documents de la session et les preuves, ouverts ou téléchargés en un clic
Indicateurs Qualiopi concernés :Indicateur 1Indicateur 21Indicateur 22
Questions fréquentes
Samyo me dit qu'il faut générer le document : est-ce normal ?
Non : les programmes, conventions, convocations, contrats, attestations, certificats, fiches formateurs et factures émises se produisent à l'ouverture du lien, d'après tes données du moment. Demande-lui le lien (« donne-moi le lien du programme … »).
Je ne trouve pas une attestation ou un certificat.
Ils n'existent qu'une fois la session terminée. Cherche avec le nom de l'apprenant et le mot « attestation » ou « certificat ».
Le téléchargement d'une preuve ne donne rien.
La preuve n'a pas de fichier stocké (saisie à la main, ou déposée avant le stockage) : dépose une nouvelle version depuis sa fiche dans Audit.